En este ejercicio, crearemos una base de datos a partir de un archivo de texto, para luego realizar una serie de consultas sobre esa base de datos y obtener respuesta a preguntas sobre las zonas del Superfondo en New England. Además, para familiarizarnos con la mecánica de Microsoft Access, esta práctica destaca la importancia de saber importar un archivo de texto en bruto desde varias fuentes al interior de una base de datos (en lugar de trabajar sólo con datos que han sido cargados previamente). A menudo es posible encontrar listas de distintas cosas en Internet o en otros sitios, pero a la hora de importarlos desde programas conocidos para analizarlos con más detalle, no sabemos cómo hacerlo. Ver lo que hace falta en este caso, nos ayudará a identificar las dificultades con las que nos podemos encontrar para analizar los datos de forma adecuada (y definirlos sin ambigüedades desde el principio). Para simular una situación de este tipo, en este ejercicio hemos utilizado algunos datos de la página web de la EPA (Environmental Protection Agency).

Consultar la página de consejos para más información sobre Microsoft Access.

[Las imágenes se han extraído de MSAccess®]

1. Examinar el archivo de texto: utilizar el WordPad para ver el archivo de texto en formato ASCII C:\11.208\data\sites.txt y determinar cómo está formateado (el WordPad se encuentra en el menú Inicio> Programas > Accesorios > WordPad). ¿Están las entradas delimitadas por tabulaciones, comas, espacios u otra cosa? Necesitaremos esta información más tarde, en el paso 3.

2. Ejecutar Access y crear una base de datos vacía: iniciar Access y crear una nueva base de datos en blanco. Cada uno, la guardará en su respectiva carpeta personal del módulo 11.208 con el nombre practica_b.mdb.

3. Importar un archivo de texto en la base de datos:

a) Ir a Archivo > Obtener datos externos > Importar para visualizar el cuadro de diálogo 'Importar', donde podremos seleccionar el archivo que queremos traer a la base de datos. Hay que asegurarse de poner 'Archivos de texto (*.txt;*.csv;*.tab;*.asc)' en el apartado 'Tipo de archivo' para que 'sitios.txt' aparezca al navegar por la carpeta C:\11.208\data. Hacer clic en el botón Importar y se abrirá el 'Asistente para la importación de texto'. Este asistente nos guiará paso a paso durante la operación de importar el archivo a una nueva tabla de Access.

b) En la primera pantalla, nos pedirá que identifiquemos el archivo como 'delimitado' o 'de ancho fijo'. Estos datos son delimitados, así que elegiremos esta opción (la establecida por defecto) y pulsaremos el botón Siguiente > para continuar.

c) En la segunda pantalla, Access nos pedirá que elijamos el delimitador que queremos utilizar: tabulación, punto y coma, coma, espacio u otros. Access marcará por defecto el delimitador que él considera que se está utilizando. Probemos a elegir diferentes delimitadores y observar cómo cambia la vista preliminar. Puesto que la primera fila de nuestro archivo no contiene los nombres de las columnas, no marcaremos la casilla que pone 'La primera fila contiene nombres de campos'. El 'Delimitador de texto' se puede utilizar para introducir el caracter delimitador en un campo. Por ejemplo, si el delimitador fuese un punto y coma (;) y el delimitador de texto, las comillas dobles ("), el texto:

hola;allí

sería interpretado como dos campos separados, 'hola' y 'allí'. Sin embargo, el texto

"hola;allí"

sería interpretado como un único campo, 'hola;allí', a pesar de que contiene un delimitador. Sin embargo, el archivo con el que estamos trabajando, no utiliza un delimitador de texto, así que dejaremos la opción por defecto '{ninguno}'.

d) En la tercera pantalla, Access nos preguntará si deseamos almacenar los datos en una nueva tabla o, por el contrario, preferimos añadirlos a una tabla ya existente. Puesto que todavía no tenemos ninguna tabla en la base de datos, elegiremos 'En una nueva tabla' (la opción marcada por defecto) y pulsaremos Siguiente > para continuar.

e) En la cuarta pantalla, Access nos ofrece la oportunidad de poner nombre a los campos, así como de describir el tipo de datos que contienen (texto, entero, fecha/hora, etc.). En este caso, trataremos todos los campos como 'Texto'. Sin embargo, en los nombres nos gustaría ponerles algo más informativo que las opciones 'Campo1', 'Campo2', etc.; que vienen por defecto. Haciendo click sobre uno de los campos de la vista preliminar de la ventana, la columna del campo en cuestión aparecerá seleccionada y tendremos acceso a las Opciones de ese campo. Pongamos los siguientes nombres:
 

Antiguo	Nuevo
Campo1	Sitio
Campo2	Estado
Campo3	Ciudad
Campo4	Pro_fed
Campo5	Lista_estados

Obsérvese que si llegados a este punto no tenemos cinco campos, significará que hamos elegido el delimitador equivocado en los pasos anteriores. Es posible utilizar el botón < Atrás para volver a las pantallas anteriores y corregir cualquier error.

NO marcaremos la casilla 'No importar campo' para ninguno de los campos y dejaremos la propiedad 'Indexado' igual a 'No' para todos los campos.

Una vez hecho esto, pulsaremos el botón Siguiente > para seguir adelante.

f) En la quinta pantalla, Access nos recomienda que especifiquemos una clave primaria para la tabla. Hablaremos de las claves primarias más adelante; de momento, la descripción que proporciona Access en pantalla es suficiente:

Una clave primaria se utiliza para identificar de forma unívoca cada uno de los registros de una tabla y permite recuperar datos de ella con mayor rapidez.

Estamos de acuerdo en que es una buena idea definir una clave primaria. Access nos permite elegir una de las columnas existentes en la tabla o bien, añadir una nueva llamada 'ID' que contiene enteros secuenciales. El ID numérico es una buena elección, así que elegiremos la opción 'Dejar que Access añada una clave primaria' (la marcada por defecto) y haremos clic en Siguiente> para continuar.

g) En la última pantalla, Access nos pide que introduzcamos el nombre de la nueva tabla. La opción por defecto, 'Sitios', vale perfectamente. Si llegados a este punto, estamos de acuerdo con todo lo que hemos puesto, pulsaremos el botón Finalizar para crear la tabla. Por el contrario, si queremos realizar alguna modificación, podemos utilizar los botones < Atrás y Siguiente > para navegar por las pantallas anteriores hasta que esté todo a nuestro gusto. Al pulsar el botón Finalizar, Access debería mostrar lo siguiente:

Finalizada la importación del archivo 'K:\11.208\data\sitios.txt' a la tabla 'Sitios'.

4. Ver la tabla 'Sitios': llegados a este punto, deberíamos poder ver ya la tabla 'Sitios' en la base de datos 'practica_b'. La ventana de Access debería parecerse a la imagen siguiente:

Base de datos de Access con la tabla 'Sitios'

Hacer doble clic en la tabla 'Sitios' que se ve en la ventana para ver su contenido. Aparecerá una nueva ventana con el nombre 'Sitios : Tabla' en donde se podrán ver todos los datos del archivo de texto, bien organizados en filas y columnas.

5. Añadir registros a la tabla 'Sitios': insertemos unas cuantas filas de datos. Ir al final de la tabla; habrá una fila vacía, salvo por el texto '(Autonumérico)' en la primera columna y un asterisco (*) en el margen izquierdo. En primer lugar, determinar cómo codificar los dos sitios nuevos siguientes y, a continuación, añadir la información adecuada a las nuevas filas situadas al final de la tabla. Todo lo que hay que hacer es empezar a escribir en la fila vacía. Obsérvese que Access añade automáticamente el siguiente valor del campo 'ID'. Con el fin de obtener en las consultas unos resultados consecuentes con el contenido de la base, al introducir los nuevos registros es importante procurar utilizar las mismas abreviaturas y hacer el mismo uso de mayúsculas y minúsculas que en el resto del archivo.

• Precision Plating Corp., situada en Vernon, CT. Este lugar no pertenece al gobierno federal y no se encuentra en la lista prioritaria del Estado.
• Pease Air Force Base, situada en Portsmouth, NH. Este lugar pertenece al gobierno federal, pero no se encuentra en la lista prioritaria del Estado.

6. Diseñar y ejecutar consultas: para realizar consultas sobre la tabla, hacer clic en la etiqueta Consultas y pulsar el botón Nuevo. En la ventana de Nueva consulta, se puede elegir entre 'Vista de diseño' o varios Asistentes. De momento, elegiremos la opción 'Vista de diseño' y pulsaremos Aceptar.

En la ventana Mostrar tabla, bajo la etiqueta Tablas debería estar Sitios. La seleccionaremos y haremos clic en Agregar. Sobre la ventana Consulta 1: Consulta de selección se abrirá una ventana llamada Sitios. Llegados a este punto, puesto que para la práctica B sólo estamos usando una tabla, podemos cerrar la ventana Mostrar tabla. Posteriormente, en la práctica C, habrá que utilizar varias tablas y, por tanto, necesitaremos esta ventana para añadir más tablas.

Ahora, para realizar una consulta, habrá que seleccionar los campos en concreto que se desean consultar. Se Pueden arrastrar los nombres de los campos desde la ventana de la tabla Sitios hasta los cuadros de la lista de Campos, o bien hacer clic sobre uno de los cuadros vacíos y seleccionar el nombre del campo de la lista desplegable.

Por ejemplo, hacer una consulta que responda a la pregunta (a) del Boletín B, seleccionando los campos 'Estado' y 'Sitio' y añadiéndolos a los cuadros de la lista de campos. La consulta debería parecerse a la siguiente:

Ventana de la consulta de selección

Recuerden que ahora todavía debemos añadir los criterios y ordenar los resultados para responder realmente a la pregunta. Observar los ejemplos que se muestran en el apartado Material de clase de la página del curso. Ir a Clase 2: Introducción a las herramientas de gestión de bases de datos.

No se olviden de pulsar el botón de 'Ejecutar consulta'    para ponerla en marcha.

También se puede guardar una consulta determinada y los resultados asociados a ella para tener como referencia en futuras ocasiones.

A continuación, respondan a las preguntas del Boletín B y entregen una hoja con las respuestas al monitor de prácticas o déjenla en el buzón de trabajos 11.208 situado en la entrada de las oficinas del CRL/PSS.