PRÁCTICA D: Cómo trabajar con los datos del censo

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Consultas y análisis de los datos del censo

En esta práctica, analizaremos una pequeña parte de los datos del censo de 1990 para la zona de Greater Boston. Los datos del censo necesarios están en el archivo C:\11_208\data\boston90.dbf. El diccionario de datos de este archivo se encuentra al final de esta página.

En este ejercicio se puede utilizar tanto MS Access® como MS Excel®.

La base de datos contiene los datos del censo de los grupos de bloques de cinco condados de Greater Boston. El diccionario de datos situado al final de esta página contiene un listado de los códigos censales de 3 dígitos de cada condado. Utilizando Access, observémos por un minuto la base de datos para hacernos una idea de su tamaño y contenidos. Tiene un tamaño abrumador, ¿verdad? Sería difícil manejar una base de datos de semejante tamaño utilizando sólo programas de hojas de cálculo. Sin embargo, el hecho de utilizar herramientas de gestión de bases de datos puede facilitar enormemente esta labor.

Diseñar las consultas necesarias para completar la siguiente tabla:

 

Sumario de estadísticas de Greater Boston, 1989
Nombre del condado	Número de grupos de bloques	Número de distritos censales	Número de familias	Número de familias con una renta inferior a 15000$	Porcentaje de familias con una renta inferior a 15000$
Essex		150
Middlesex	1231
Norfolk			227868	31171	14%
Plymouth
Suffolk
Total		827		257716

Hemos rellenado algunas partes de la tabla para que puedan comprobar si van por buen camino. Primero, piensen en cómo diseñar las consultas para obtener la información necesaria. Luego, ejecuten las consultas necesarias para completar la tabla. Es importante remarcar que dificilmente se logrará completar toda la información de esta tabla si se intenta diseñar una única consulta. De hecho, es mucho más claro y sencillo diseñar y ejecutar varias consultas. ¡Una por una!

Nota: si en algún momento, se quiere guardar un archivo para realizar algún tipo de cálculo con Excel, se deberá exportar el archivo a Excel mediante la opción Guardar como > Exportar...; luego, en la ventana Guardar como, seleccionar A una base de datos o archivo externo. Una forma de hacerlo es guardarlo como tipo (*.dbf), como, por ejemplo, dBase 5. Una vez guardado así, se podrá abrir fácilmente desde Excel. Recordar que si una vez realizados los cálculos en Excel se desea volver a traer los datos a Acces, habrá que guardarlos como archivo .dbf, como archivo de Excel o como archivo .txt. Luego se deberán seguir los procedimientos de importación desde Access aprendidos en las Prácticas C (para importar archivos *.dbf) y B (para importar archivos *.txt).

Recordar también que, en MS Excel, antes de guardar una hoja de cálculo en formato *.dbf, hay que comprobar: 1) que la letra de toda la hoja de cálculo es de 10 o 12 puntos; 2) que no hay fórmulas en las columnas, sino sólo valores [se pueden Copiar, luego seleccionar la opción Pegado especial y luego Pegar valores]; y 3) que los tamaños de todos los encabezados de columna han sido reestructurados.

Indicación sobre MS Access: para calcular los totales es necesario obtener primero una lista sin duplicados, mediante la opción Valores únicos. Sin embargo, puede que al contar esta lista se obtenga el mismo total que al contar toda la columna, debido a que el ordenador está respondiendo en función de la tabla en la que se basa la consulta y no en la columna reducida creada por nosotros. Para evitar esto, habrá que construir la consulta de modo que en la ventana se muestre(n) sólo la(s) columna(s) que se quieren contar. (Recordar: Llegados este punto, deberíamos haber activado ya la opción Valores únicos y no estar utilizando aún ninguna función de agregado).

Para activar la opción Valores únicos: 1. Abrir la consulta en Vista de diseño; 2.  Seleccionar la consulta haciendo un clic en cualquier sitio de la Vista de diseño de la consulta que no sea en la rejilla de diseño en donde se encuentra la lista de campos; 3.  Pulsar el botón propiedades   de la barra de herramientas para ver la hoja de propiedades de la consulta; 4.  Poner 'Sí' en el apartado 'Valores únicos'. Nota: cuando se activa la opción Valores únicos, automáticamente Microsoft Access pone 'No' en la propiedad Registros únicos. Si los resultados de la consulta incluyen más de un campo, para que un registro dado aparezca entre los resultados, la combinación de los valores de todos sus campos debe ser única; 5. Para ver los resultados de la consulta, hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas; 6. Opcional: utilizar una consulta de creación de tablas y guardar los resultados en una nueva tabla o exportar los datos a Excel y ponerlos en una nueva ficha de trabajo. Guardar estos datos como archivo .dbf.

Indicación sobre MS Access: puede que en algunos casos sea necesario diseñar distintas consultas para las estadísticas de la fila Total y para las de la cuenta. Las consultas para las tres primeras columnas son relativamente sencillas. Las consultas para las últimas columnas son un poco más complicadas: requieren la construcción de expresiones que combinen varios campos. Esto se puede llevar a cabo creando y guardando varias tablas o, lo que es mejor, introduciendo expresiones más complejas en el cuadro Campo de la rejilla de diseño. Un ejemplo de ello son las expresiones introducidas directamente por teclado en el cuadro Campo que expresan la adición de valores: nombre_campo1 + nombre_campo2; su división: (nombre_campo1 + nombre_campo2)/(nombre_campo3 + nombre_campo4); o incluso el conjunto de expresiones anidadas en las que se incluyen la adición, la división y la multiplicación:  ((nombre_campo1+nombre_campo2)/((nombre_campo3+nombre_campo4))*3.

Puntuación extra: un reto mayor es realizar una consulta para averiguar el portcentaje de familias que viven en grupos de bloques y cuya renta media es inferior a 15000 dólares. Una pista: cada registro representa un grupo de bloques.

Diccionario de datos de boston90.dbf

RENTA FAMILIAR (Universo: Familias)

RENTA MEDIA FAMILIAR (Universo: Familias)

CÓDIGOS CENSALES DE LOS CONDADOS DE 3 DÍGITOS

NIVEL EDUCATIVO (Universo: personas de 25 años o mayores)