Todas las imágenes están sacadas de MS Access®

• ¿Qué son las bases de datos y cómo están organizadas?
• Cómo utilizar Access para obtener una respuesta a determinadas preguntas (consultas).
• Veamos algunos ejemplos que serán de gran ayuda para las prácticas.

II. ¿Qué son las bases de datos?

• Dan respuesta a preguntas que serían demasiado difíciles de reponder a mano o bien nos llevaría demasiado tiempo.
• La forma más sencilla de base de datos es un "fichero plano": una sola tabla con filas y columnas, también llamados datos "tabulares".
• Este modelo es más que suficiente si tienes una cantidad de datos más o menos pequeña y unas preguntas sencillas.
• Trabajamos con este tipo de archivos en el módulo 11.207 utilizando hojas de cálculo de Excel.

• Un modelo más complejo es el de las bases de datos relacionales, en el que hay múltiples tablas que se pueden relacionar entre sí mediante un campo común, como el del ID.
• Este modelo es el más adecuado si tenemos datos complejos con duplicados (por ejemplo, un asesor fiscal puede tener una tabla en la que figuren las direcciones de las propiedades, los impuestos que se deben de cada propiedad y el id del propietario de cada una de ellas; y otra tabla que contenga el id de los propietarios, sus nombres y, quizá, una dirección a la que poder enviar las facturas. Otra opción sería añadir a la tabla que contiene las direcciones de las propiedades, un identificador de parcela que nos permita referirnos a una tabla de la base de datos del departamento de emergencias, que registre si las propiedades comerciales utilizan determinados productos químicos).
• El formato más habitual de las bases de datos es *.dbf (database format) y la mayoría de los paquetes de aplicaciones de datos permiten la importación y exportación de estos archivos.
• El formato más común para los datos es el de archivo de texto (en el módulo 11.207 aprendimos cómo importar archivos de texto desde Excel).

III.  Cómo utilizar MS Access® (1997)

• A menudo viene incorporado en los paquetes de Microsoft.
• Importen un archivo de texto delimitado por tabulaciones (.txt)
• Examinen el archivo de texto.
• Ejecuten Access, creen una base de datos en blanco y guárdenla en su carpeta personal del módulo 11.208.
• Ejemplo: "Superfondo (para sitios con riesgo de toxicidad) de la EPA en zonas de New England", en inglés, EPA Superfund (toxic hazard) sites in New England; este archivo se podría haber recibido directamente de una agencia, como la mayoría, o incluso podría provenir de una fuente en-línea.
• Los siguientes pasos incluyen: (1) Importar un archivo de texto al interior de la base de datos, (2) repasar los mecanismos de MS Access, (3) añadir registros a la nueva tabla y (4) diseñar y ejecutar consultas.

Importar un archivo de texto en una base de datos:

• Buscamos en el menú el apartado "Archivo | Obtener datos externos | Importar..." para que aparezca en pantalla el cuadro de diálogo 'Importar', dónde podremos seleccionar el archivo que queremos importar a la base de datos. Debemos asegurarnos de que elegimos la opción 'Archivos de texto (*.txt;*.csv;*.tab;*.asc)' en el desplegable 'Tipo de archivo' para que aparezca "sitios.txt" cuando naveguemos por la carpeta K:\11.208\data. Pulsamos el botón Importar; aparecerá el "Asistente para la importación de texto". Este asistente nos guiará paso a paso durante la operación de importar el archivo en una nueva tabla de Access.
• En la primera pantalla, nos pedirá que identifiquemos el formato de los datos que contiene el archivo. Para ello, deberemos elegir entre 'delimitado' o 'ancho fijo'. Estos datos son delimitados, así que elegimos esta opción (la que está marcada por defecto) y pulsamos el botón Siguiente > para continuar.
• En la segunda pantalla, Access nos pedirá que elijamos el delimitador entre las siguientes opciones: tabulación, punto y coma, coma, espacio u otros. Access marcará por defecto el delimitador que él considera que se está utilizando. Podemos probar a elegir diferentes delimitadores y observar cómo cambia la vista preliminar. Puesto que la primera fila de nuestro archivo no contiene los nombres de las columnas, no marcaremos la casilla que pone 'La primera fila contiene nombres de campos'. Una vez elegido el delimitador, pulsaremos el botón Siguiente > para continuar adelante.
• En la tercera pantalla, Access nos preguntará si deseamos almacenar los datos en una nueva tabla o, por el contrario, preferimos añadirlos a una tabla ya existente. Puesto que todavía no hemos creado ninguna tabla en la base de datos, elegiremos 'En una nueva tabla' (la marcada por defecto) y pulsamos Siguiente >
• En la cuarta pantalla, Access nos ofrece la oportunidad de poner nombre a los campos, así como de describir el tipo de datos que contienen (texto, entero, fecha/hora, etc.). En este caso, eligiremos 'Texto' para todos los campos. Sin embargo, en los nombres nos gustaría ponerles algo más informativo que las opciones 'Campo1', 'Campo2', etc.; que vienen por defecto. Haciendo click con el ratón sobre los distintos campos de la vista preliminar de la ventana tendremos acceso a las propiedades de cada uno de los campos --la columna del campo en cuestión aparecerá seleccionada--. Pongámosles los siguientes nombres:

Nombres antiguos y nuevos de los campos

• Una vez realizado el cambio, pulsamos Siguiente > para continuar. En la última pantalla, Access nos pedirá que introduzcamos el nombre de la nueva tabla. La opción por defecto, 'Sitios', vale perfectamente. Si llegados a este punto, estamos de acuerdo con todo lo que hemos puesto, pulsaremos el botón Finalizar para crear la tabla. Por el contrario, si queremos realizar alguna modificación, podemos utilizar los botones < Atrás y Siguiente > para navegar por las pantallas anteriores hasta que esté todo a nuestro gusto. Al pulsar el botón Finalizar, Access debería mostrar lo siguiente: Finalizada la importación del archivo 'K:\11.208\data\sitios.txt' a la tabla 'Sitios'.
• Comprobar que se ha creado la tabla 'Sitios'. Llegados a este punto, deberíamos poder ver ya la tabla 'Sitios' en nuestra base de datos 'practica_b'. La ventana de Access debería parecerse a la imagen siguiente:

Base de datos de Access con la tabla 'Sitios'

• Hacemos doble click sobre la tabla 'Sitios' que se ve en la ventana para visualizar el contenido de la tabla. Si todo va bien, aparecerá una nueva ventana con el nombre 'Sitios : Tabla', en donde se podrán ver todos los datos que antes se encontraban en el archivo de texto, pero ahora organizados en filas y columnas.

Añadir registros a la tabla 'Sitios': 

• Vamos a añadir unas cuantas filas nuevas de datos. Para ello, nos desplazamos hasta el final de la tabla, donde se encuentra una fila vacía, salvo por el texto 'Autonumérico' de la primera columna y un asterisco (*) en el margen izquierdo. Antes de nada, debemos decidir cómo codificar los dos sitios nuevos siguientes; luego, añadiremos la información apropiada a las nuevas filas situadas al final de la tabla. Lo único que hay que hacer es empezar a teclear en el interior de la fila vacía. Obsérvese que Access añade el siguiente valor del campo 'ID' automáticamente. Con el fin de obtener en las consultas unos resultados consecuentes con el contenido de la base, al introducir los nuevos registros se ha de procurar mantener una coherencia en el uso de abreviaturas, así como de mayúsculas y minúsculas, utilizando las mismas que se hayan empleado en el resto del archivo.

Precision Plating Corp., situada en Vernon, CT. Este lugar no pertenece al gobierno federal y no se encuentra en la lista prioritaria del Estado.
Pease Air Force Base, situada en Portsmouth, NH. Este lugar pertenece al gobierno federal, pero no se encuentra en la lista prioritaria del Estado.

• Una vez introducidas las nuevas filas, utilizaremos el apartado Archivo | Guardar del menú para guardar lo que hemos hecho.

Diseño y ejecución de consultas:

• Para realizar consultas sobre la tabla, hay que hacer clic en la etiqueta 'Consultas' y pulsar el botón Nuevo. En la ventana de 'Nueva consulta', se puede elegir entre 'Vista de diseño' y varios asistentes. Elegimos la opción 'Vista de diseño' y pulsamos Aceptar.
• En la ventana 'Mostrar tabla', bajo la etiqueta 'Tablas' debería estar 'Sitios'. La seleccionamos y hacemos clic en Agregar. Se abrirá una ventana con el nombre 'Sitios' en la ventana 'Consulta1: Consulta de selección'. Puesto que para la práctica B sólo vamos a utilizar una tabla, ya podemos cerrar la ventana 'Mostrar tabla'.
• Ahora, para llevar a cabo la consulta, debemos seleccionar los campos en concreto que queremos consultar. Se pueden seleccionar y arrastrar los nombres de los campos desde la ventana 'Sitios' hasta los cuadros desplegables del apartado 'Campo' en la parte inferior. Otra opción, sería hacer clic en uno de los cuadros vacíos del apartado Campo y seleccionar el nombre de la lista desplegable.
• Construcción de una consulta:
• Añadir una tabla.
• Mostrar / ocultar columnas.
• Consulta en vista de diseño:
• Campo: - Campo(s) que se deciden incluir para analizar y/o mostrar.
• Tabla: - Tabla de la que proceden dichos campos.
• Total: - Funciones de agregado como Agrupar por, Máximo, etc.
• Orden: - Ordena los registros de forma 'Ascendente' o 'Descendente' en función del campo seleccionado.
• Mostrar: - Si la casilla está marcada, se podrá ver el campo en los resultados de la consulta.
• Criterios: - Equivalente a la cláusula WHERE (dónde) de SQL o subcategoría de criterios.
• o: - Selecciona los registros que cumplen una condición O otra; también existe la opción Y.
• Por ejemplo, creemos una consulta que responda a la pregunta (a) del Boletín B, seleccionando los campos 'Estado' y 'Sitio' y añadiéndolos a la lista de campos de la parte inferior. Debería parecerse a la siguiente:

Vista de diseño de la consulta con los campos "Estado" y "Sitio" agregados a partir de la tabla 'Sitios'

• Diseñemos una consulta que nos muestre los nombres de todos los sitios que pertenezcan al estado de Maine (ME), listados por orden alfabético.

Diseño de la consulta de los sitios de Maine, por orden alfabético (Ascendente)

• Una vez hecho esto, podemos pulsar el botón 'Vista hoja de datos' (el primero empezando por la izquierda en la barra de herramientas) para pasar a dicha vista. Otra opción, sería pulsar el botón 'Ejecutar consulta'    para poner en marcha la consulta. En ambos casos, el resultado sería el siguiente:

Resultado de la consulta anterior 

• Para volver a la consulta basta con pulsar el botón Vista de diseño  .
• Ahora, guardemos la consulta. Para ello, iremos a la barra de herramientas y haremos clic en Archivo | Guardar (elegiremos un nombre para la consulta que describa bien su función). También podríamos elegir Guardar como... En este caso, tendríamos que asegurarnos de seleccionar la opción que guarda la consulta 'En esta base de datos con el nombre:' (recuerden, elijan un nombre descriptivo). Luego, pulsamos Aceptar.

Ventana 'Guardar como...'

• Cerramos 'miconsulta1'. Como se puede ver, está guardada y podemos volver a ejecutarla cuando queramos. De momento, vamos a dejarla así y a crear una nueva.

• Cómo utilizar Y en una consulta: a continuación, crearemos una consulta que nos muestre los sitios que se encuentran en Limestone, Maine Y que pertenecen al gobierno federal:

Diseño de la consulta sobre los sitios de la ciudad de Limestone que son propiedad del gobierno federal

Haciendo clic sobre el botón 'Vista hoja de datos'  o bien sobre el de 'Ejecutar consulta'  obtendremos el siguiente resultado:

Resultado de la consulta anterior

• Cómo utilizar O en una consulta: en esta ocasión, crearemos una consulta que nos muestre los sitios que son propiedad del gobierno federal O que se encuentran en Limestone. Obsérvese que lo que indica que se trata de una condición O es el hecho de colocar "Limestone" una línea por debajo de "Sí", es decir, en el apartado 'o:'.

Diseño de la consulta sobre los sitios que son propiedad del gobierno federal O que se encuentran en Limestone

Resultado de la consulta anterior

• Cómo utilizar AGRUPAR POR: a continuación, crearemos una consulta y agruparemos los resultados. Para ello, abrimos una nueva consulta y le añadimos el campo "Estado". Si ahora ejecutamos la consulta, obtendremos una lista completa de estados, en la que figurarán cada uno de los estados asignados a cada registro (eso implica que algunos de los estados aparecerán repetidos más de una vez). Afortunadamente, se pueden organizar los registros para que en los resultados aparezca sólo uno de cada, agrupando en categorías los que son iguales entre sí. Esto se consigue mediante la función Agrupar por. En este caso, agruparemos los registros por el nombre del estado. Para ello, situaremos el cursor del ratón sobre la casilla Orden:. Pulsando el botón derecho, se abrirá la siguiente ventana:

Hacemos clic en 'Totales' y aparecerá un nuevo apartado llamado Total. Situándonos en la casilla de este apartado podemos comprobar que contiene un menú desplegable con varias funciones. Seleccionamos 'Agrupar por' y obtendremos como resultado el siguiente diseño:

Consulta con la función 'Agrupar por'

 Resultado de la consulta anterior

• Cómo utilizar conjuntamente las funciones AGRUPAR POR y CUENTA: es posible contar los registros agrupados en cada categoría. Así podríamos, por ejemplo, contar cuántos registros hay de cada estado. Para ello, basta con añadir, una vez más, el campo 'Estado' a la tabla de diseño situada en la parte inferior y seleccionar, en la casilla del apartado Total:, la función 'Cuenta'. A continuación, mostramos el diseño de esta consulta y su resultado:
  
  

Consulta con las funciones 'Agrupar por' y 'Cuenta'

Resultado de la consulta anterior

• Obsérvese que es posible realizar consultas con agrupaciones formadas a partir de otras agrupaciones. Sin embargo, el resultado refleja la categoría de la agrupación inferior. Por ejemplo, podríamos agrupar los registros por estado y por ciudad. Por supuesto, el resultado se obtendrá a partir de un primer agrupamiento por ciudad, seguido de un segundo agrupamiento por estado. Hay que tener en cuenta que el añadir otros campos puede interferir en las agrupaciones, mostrando valores individuales entre los resultados.

Consulta que muestra los registros agrupados por estado y por ciudad

Resultado de la consulta anterior